Quản lý kho là một công đoạn quan trọng trong nhà máy sản xuất. Nó bao gồm rất nhiều các hoạt động nhỏ từ nhập hàng, lưu trữ, bảo quản, kiểm kê hàng hóa đến xuất kho. Quản lý kho hiệu quả đảm bảo hàng hóa luôn được theo dõi sát sao. Từ đó giúp doanh nghiệp duy trì nguồn cung cấp ổn định và không bị gián đoạn trong quá trình sản xuất. Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp sản xuất vẫn sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí hoặc quản lý kho bằng Excel truyền thống khiến cho quy trình quản lý kho chưa hiệu quả.
Quản lý kho là gì?
- Quản lý kho hàng (Warehouse Management) là tập hợp hoạt động liên quan đến công tác tổ chức, quản lý, sắp xếp, bảo quản hàng hóa. Đây là một chuỗi công việc yêu cầu phải thực hiện liên tục và xuyên suốt trong quá trình hàng hóa lưu trữ trong kho từ khâu nhập hàng cho đến khi xuất hàng và báo cáo, kiểm kê.
- Việc quản lý kho hiệu quả giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp trong dài hạn nhờ tiết kiệm chi phí đầu tư, bảo đảm an toàn khi bảo quản hàng hóa. Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, quản lý kho trở thành công đoạn quan trọng giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà máy sản xuất nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình vận hành.
Vai trò quan trọng của quản lý kho trong nhà máy sản xuất
Đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu ổn định
- Trong bất kỳ nhà máy sản xuất nào, đảm bảo nguyên vật liệu luôn trong trạng thái sẵn sàng là yếu tố sống còn đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn. Quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất. Từ đó dự đoán nhu cầu trong tương lai để lên kế hoạch nhập hàng kịp thời.
- Khi nguyên vật liệu luôn có sẵn đúng lúc, kịp thời và đúng số lượng, điều đó đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả hơn. Hệ thống quản lý kho hiện đại còn cho phép tự động hóa việc theo dõi tồn kho, gửi cảnh báo khi mức dự trữ thấp. Từ đó giúp các nhà quản lý chủ động trong việc lên kế hoạch nhập hàng và duy trì hoạt động ổn định cho nhà máy.
Quản lý kho hiệu quả giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ
- Quản lý kho hiệu quả giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ trong các doanh nghiệp sản xuất. Khi kho bãi, các nguyên vật liệu được tổ chức và sắp xếp một cách khoa học, nhà máy có thể tận dụng tối đa diện tích lưu trữ. Từ đó, kho hàng được giảm thiểu tình trạng lãng phí không gian. Sử dụng hiệu quả không gian lưu trữ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận hành, chi phí mặt bằng, diện tích mà còn tối ưu hiệu quả quản lý và xử lý hàng hóa.
- Một quy trình quản lý kho hiệu quả bao gồm việc phân loại hàng hóa theo từng khu vực dựa trên tính chất, kích thước và tần suất sử dụng. Điều này giúp dễ dàng truy xuất, tiết kiệm thời gian di chuyển và tìm kiếm. Đồng thời đảm bảo không gian kho luôn gọn gàng, tiện lợi trong quá trình quản lý kho.
Giảm thiểu lãng phí và hư hỏng nhờ quản lý kho hiệu quả
- Lãng phí do hàng tồn kho (Inventory) luôn là một bài toán đau đầu cho các chủ doanh nghiệp. Hàng tồn kho là sự dư thừa nguyên vật liệu, sản phẩm vượt quá nhu cầu sản xuất và khả năng tích trữ gây ra lãng phí cho nhà máy sản xuất. Lãng phí này gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp, chiếm dụng mặt bằng kho bãi, gia tăng nguy cơ hàng hóa, nguyên vật liệu hư hại, lỗi thời do tồn kho.
- Quản lý kho hiệu quả là chìa khóa giảm thiểu lãng phí do hàng tồn kho, nguyên vật liệu được mua và sử dụng ngay vào thời điểm phát sinh nhu cầu làm giảm tối đa mức tồn kho. Ngoài ra, quản lý kho hiệu quả đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản đúng cách. Đồng thời giảm thiểu rủi ro hư hỏng và thất thoát. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nguyên vật liệu có hạn sử dụng hoặc cần điều kiện bảo quản đặc biệt.
Quản lý kho hỗ trợ quyết định sản xuất và kinh doanh
- Hệ thống quản lý kho theo dõi chi tiết lượng nguyên vật liệu và sản phẩm đang có sẵn trong kho. Dữ liệu này giúp nhà quản lý kho bổ sung nguyên vật liệu kịp thời và đầy đủ cho sản xuất. Đồng thời, dữ liệu đó sẽ cho nhà quản lý biết khi nào cần đẩy mạnh sản xuất và bán hàng để giải phóng hàng tồn kho. Từ đó tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt cho doanh nghiệp sản xuất.
- Từ dữ liệu xuất nhập kho trong quá khứ, quản lý kho có thể hỗ trợ dự đoán xu hướng tiêu dùng. Từ đó giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường, đồng thời tối ưu hóa quy trình sản xuất, tránh tình trạng lãng phí tồn kho dư thừa hoặc sản xuất không đáp ứng đủ nhu cầu.
- Quản lý kho hiệu quả cung cấp thông tin chính xác về lượng hàng tồn, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định chiến lược bán hàng và khuyến mãi hợp lý. Ví dụ, nếu một sản phẩm đang tồn kho quá nhiều, gây ra tình trạng lãng phí tồn kho và diện tích. Doanh nghiệp có thể tung ra các chiến dịch giảm giá hoặc khuyến mãi để nhanh chóng giải phóng hàng hóa mà vẫn thu lại được lợi nhuận và tăng khả năng tiếp thị sản phẩm.
Tăng cường tính minh bạch và kiểm soát
- Quản lý kho cần thắt chặt tính minh bạch và kiểm soát, việc thất thoát hàng hóa xảy ra có thể đến từ nhiều lý do khác nhau. Có thể từ việc gian lận của nhân viên, thất thoát trong kho hàng, tổn thất do trượt giá,… Để không xảy ra tình trạng này thì việc quản lý kho minh bạch và kiểm soát một cách khoa học sẽ hạn chế được rất nhiều thất thoát hàng hóa. Thông qua hoạt động việc kiểm tra và đối chiếu thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những tổn thất đáng kể, đồng thời lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
- Khi tất cả các thông tin liên quan đến hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho được đối chiếu đầy đủ, minh bạch, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ quy trình chuỗi cung ứng hàng hóa. Điều này là một điểm cộng trong mối quan hệ với các đối tác và khách hàng. Bởi vì hành động này giúp mọi bên liên quan đều có thể truy cập và kiểm tra thông tin cần thiết, từ khâu nhập hàng đến khâu giao hàng cuối cùng. Từ đó, tăng cường tính minh bạch, uy tín và tìm ra sai sót hiệu quả.
Các phương pháp quản lý kho phổ biến hiện nay
Sử dụng sổ sách ghi chép tay
Đây là phương pháp truyền thống nhất, phương pháp này vẫn đang được phần lớn doanh nghiệp sử dụng để quản lý kho hàng vì tính tiện lợi. Tất cả thông tin liên quan đến công tác quản lý kho sẽ được ghi chép lại trong sổ sách, từ số lượng hàng đã nhập, số lượng hàng đã tiêu thụ cho tới số lượng hàng còn tồn lại trong kho.
Tuy nhiên, trong thời kì chuyển đổi số công nghiệp thì việc ghi chép dữ liệu bằng sổ sách đã lạc hậu và lộ ra nhiều khuyết điểm. Đặc biệt là những doanh nghiệp lớn với số lượng hàng hóa khổng lồ thì việc ghi chép tay lưu trữ trong sổ sách gần như là điều không thể. Nhược điểm của phương pháp quản lý kho bằng sổ sách ghi chép tay phải kể đến như:
- Tổn thất, lãng phí về thời gian khi phải ghi chép liên tục, ngay lập tức bất kì giao dịch nào
- Sai sót về số liệu, khi sử dụng phương pháp này sai sót trong quá trình ghi chép là điều khó tránh khỏi. Đặc biệt với số lượng hàng, giao dịch càng lớn thì sai sót về số liệu càng dễ xảy ra.
- Tính bảo mật thấp do dễ bị xem trộm, làm rách, nhòe số liệu. Tài liệu dễ xuống cấp sau thời gian dài do sử dụng chất liệu giấy mực.
- Mất thời gian kiểm kê, thống kê số lượng trong xuất nhập kho, doanh thu, lợi nhuận…
Sử dụng Excel
Excel chính là giải pháp công nghệ đầu tiên trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý và nhập liệu
Sử dụng phần mềm Excel khi quản lý kho khá chính xác, an toàn, tiết kiệm thời gian hơn phương pháp quản lý kho bằng sổ sách.
Tuy nhiên việc sử dụng Excel cũng dễ sai sót khi các con số được nhập bằng tay, các phép tính khá phức tạp và khó nhớ. Thông tin trên một file chứa nhiều số liệu lớn và dày có thể dẫn đến quá nặng ảnh hưởng tốc độ xử lý.
Sử dụng phần mềm quản lý kho
Áp dụng công nghệ thông tin vào phần mềm quản lý kho là phương pháp hiệu quả nhất trong thời điểm hiện tại và tương lai. Chính vì vậy, đây là phương pháp được nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng trong thời kì chuyển đổi số công nghiệp. Quản lý kho bằng phần mềm hỗ trợ bằng công nghệ giúp doanh nghiệp không bị nhầm lẫn và không mất nhiều thời gian khi nhập dữ liệu.
- Có thể kiểm soát được tất cả thông tin về sản phẩm từ khâu nhập tên sản phẩm, mã vạch,… cho đến thống kê số liệu hàng hóa,…
- Số lượng hàng hóa thông qua phần mềm sẽ được tự động cập nhật dữ liệu khi có phát sinh giao dịch mà không cần mất thời gian cập nhật và nhập lại số liệu bằng tay.
- Dễ dàng tra cứu, kiểm soát và biết được chính xác số liệu hàng tồn kho, phần mềm quản lý kho sẽ đảm bảo an toàn dữ liệu. Toàn bộ dữ liệu được lưu trên máy chủ nên đảm bảo được an toàn khi xảy ra sự cố liên quan đến thiết bị, virus.
- Có thể sử dụng trực tiếp trên cả điện thoại di động và máy tính bảng để quản lý công việc từ xa.
Sử dụng f CIM WMS để quản lý kho hiệu quả
Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System) là một phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình quản lý và vận hành kho bãi. Với sự tích hợp của các công nghệ tiên tiến, WMS cho phép theo dõi và kiểm soát toàn diện các hoạt động trong kho, từ việc nhập xuất hàng hóa đến quản lý tồn kho và vận chuyển, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
f CIM WMS có những khả năng quản lý kho vượt trội:
- Quản lý tồn kho: WMS cho phép theo dõi và kiểm soát tồn kho một cách chính xác. Hệ thống này cung cấp thông tin về vị trí lưu trữ của từng sản phẩm trong kho, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và xác định sản phẩm cần thiết.
- Xác định vị trí lưu trữ: WMS sắp xếp các mặt hàng trong kho hàng một cách hiệu quả để tối ưu hóa không gian và sử dụng tài nguyên. Việc tự động xác định vị trí lưu trữ giúp tránh sự rối loạn và hỗ trợ việc lập kế hoạch lấy hàng.
- Quản lý nhập và xuất hàng: Phần mềm WMS ghi lại các thông tin về việc nhập và xuất hàng hóa. Điều này giúp theo dõi tình trạng đơn hàng, kiểm soát số lượng sản phẩm và đảm bảo tính chính xác trong giao dịch.
- Tự động hóa quy trình: WMS tự động hóa nhiều tác vụ quan trọng như xác định vị trí lưu trữ, cập nhật thông tin tồn kho và lên kế hoạch lấy hàng. Điều này giúp giảm thiểu lỗi nhân viên và tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Báo cáo và phân tích: Hệ thống WMS cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động của kho hàng. Điều này giúp quản lý đánh giá hiệu suất, dự đoán nhu cầu và ra quyết định dựa trên dữ liệu có cơ sở.
- Tối ưu hóa vận chuyển: WMS tích hợp chức năng quản lý vận chuyển, giúp tối ưu hóa lịch trình vận chuyển, giảm thiểu chi phí và đảm bảo giao hàng đúng thời gian.
- Tích hợp với hệ thống khác: WMS có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như ERP (Enterprise Resource Planning) để đảm bảo tính nhất quán trong thông tin và quy trình làm việc.
- Bảo mật và kiểm soát quyền truy cập: WMS cung cấp tính năng bảo mật để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin quản lý kho hàng.
Hệ thống quản lý kho hàng f CIM WMS không chỉ đơn thuần là một giải pháp quản lý, mà còn là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho một cách hiệu quả. Khi áp dụng WMS, doanh nghiệp sẽ có được sự linh hoạt, tiết kiệm thời gian và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về sản phẩm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tận tình.
Xem thêm: 5 hiệu quả của hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?
MDM – Quản Lý Dữ Liệu và Tối Ưu Quy Trình Sản Xuất
