Quản Lý Tiến Độ Sản Xuất: Cách Kiểm Soát Kế Hoạch Hiệu Quả

Trong hoạt động sản xuất, quản lý tiến độ sản xuất là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Một đơn hàng có thể thiết lập kế hoạch từ đầu tháng, nguyên liệu đã được chuẩn bị và máy móc đã sẵn sàng, nhưng vẫn có thể giao hàng chậm nếu quá trình thực hiện không được theo dõi và kiểm soát ngay lập tức.

Thực tế tại nhiều nhà cung cấp vấn đề được tìm thấy hiện nay cũng đang ở doanh nghiệp không có kế hoạch sản xuất. Vấn đề thường xảy ra ở khoảng cách giữa sản phẩm và sản phẩm kế hoạch.

Kế hoạch có thể đặt mục tiêu sản xuất 10.000 sản phẩm trong 5 ngày. Tuy nhiên, nếu đến ngày thứ ba, máy chủ mới hoàn thành thành 4.000 sản phẩm, nhà quản lý cần biết tại sao tiến độ bị chậm. Nguyên nhân có thể xảy ra do thiếu nguyên liệu, máy móc dừng, năng suất công đoạn thấp, sản phẩm lỗi phải sản xuất lại hoặc kế hoạch ban đầu chưa phù hợp với năng lượng thực tế.

Do đó, quản lý tiến trình sản xuất hiệu quả không đơn thuần là hỏi “đã sản xuất được bao nhiêu?” , mà phải trả lời:

• Nhà máy đang thực hiện đúng kế hoạch hay không?
• Đơn hàng đang ở đoạn nào?
• Đoạn nào đang chậm?
• Sản lượng thực tế thấp hơn bao nhiêu kế hoạch?
• Nguyên nhân gây chậm tiến độ là gì?
• Đơn hàng nào đang có nguy hiểm cơ bản?
• Nhà quản lý cần thiết điểm vào đâu?

Quản lý quá trình sản xuất là gì?

Quản lý tiến trình sản xuất là quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi và kiểm soát thời gian cũng như lượng sản phẩm của các hoạt động sản xuất đảm bảo sản phẩm đã được hoàn thành đúng kế hoạch và đáp ứng yêu cầu giao hàng.

Một quy trình quản lý cơ sở sản xuất cấp độ có thể được mô tả:

Đơn hàng → Kế hoạch sản xuất → Lệnh sản xuất → Phân công công đoạn → Sản xuất thực tế → Kiểm tra quá trình → Xử lý chênh lệch → Hoàn thành thành đơn hàng

Trong đó, kế hoạch là cơ sở để xác định doanh nghiệp cần sản xuất những gì, sản xuất bao nhiêu và hoàn thành trong bất kỳ thời gian nào.

Dữ liệu thực tế cho biết nhà máy đang thực hiện đến đâu.

Việc so sánh hai nhóm dữ liệu này giúp nhà quản lý phát hiện những chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.

Ví dụ về quản lý quá trình sản xuất

Một doanh nghiệp nhận đơn hàng 20.000 sản phẩm và cần hoàn thành trong 10 ngày.

Kế hoạch trung bình là:

20.000 / 10 = 2.000 sản phẩm/ngày

Sau 5 ngày, yêu cầu của kế hoạch đã được hoàn thành:

2.000 × 5 = 10.000 sản phẩm

Nhưng thực tế nhà máy mới hoàn thành 8.500 sản phẩm.

Cháp thay là:

10.000 – 8.500 = 1.500 sản phẩm

Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch:

8,500 / 10,000 × 100 = 85%

Con số 85% cho thấy tiến trình thấp hơn kế hoạch. Tuy nhiên, đây mới chỉ là dấu hiệu cấm đầu.

Nhà quản lý cần tiếp tục xác định nguyên nhân.

Vì sao quản lý tiến trình sản xuất khó?

Sản phẩm xuất dữ liệu được phân tích

Một trong những nguyên nhân phổ biến là dữ liệu được quản lý trên nhiều công cụ khác nhau.

Ví dụ:

• Bộ phận kinh doanh quản lý đơn hàng.
• Planner sử dụng Excel.
• Kho quản lý đầu vào trên một hệ thống khác.
• Tổng số ghi nhận số lượng bằng cách sử dụng biểu mẫu.
• Công nhân sử dụng giấy bỏ phiếu.
• QC quản lý chất lượng riêng biệt.
• Quản lý nhận tổng hợp báo cáo vào ngày cuối cùng.

Khi dữ liệu nằm ở nhiều nơi, việc xác định trạng thái thực tế của một đơn hàng sẽ bị mất nhiều thời gian.

Trong khi đó, tiến trình sản xuất là vấn đề cần được phản hồi nhanh chóng.

Một vấn đề xảy ra vào buổi sáng nhưng đến ngày cuối cùng mới được hợp nhất có thể khiến doanh nghiệp mất cả ca sản xuất trước khi được đưa ra quyết định.

7 vấn đề quan trọng cần kiểm soát Kiểm soát trong quá trình quản lý sản phẩm

1. Độ lệch giữa kế hoạch và sản lượng

Đây là cơ sở chỉ tiêu nhất.

Doanh nghiệp cần theo dõi:

Sản xuất kế hoạch

Sản phẩm thực tế

Tỷ lệ hoàn thành

Sản xuất hàng loạt

Ví dụ:

Việc theo dõi các chỉ tiêu này giúp nhà quản lý biết được tiến trình trạng thái.

Tuy nhiên, chỉ kiểm tra tổng số tiền vẫn chưa đủ.

2. Theo dõi tiến trình theo từng đoạn

Một sản phẩm có thể phải trải qua nhiều công đoạn:

Cắt → Gia công → ráp nhanh → Kiểm tra → Đóng gói → Nhập kho

Nếu tổng sản lượng cuối cùng thấp hơn kế hoạch, doanh nghiệp cần biết bất kỳ đoạn nào là nguyên nhân.

Ví dụ:

Nhìn vào dữ liệu trên, vấn đề không nằm ở công đoạn cắt mà bắt đầu rõ hơn từ công đoạn lắp ráp.

Đây là lý do hệ thống quản lý sản phẩm cần theo dõi dữ liệu theo từng giai đoạn để ghi chỉ nhận thành phẩm cuối cùng.

3. Kiểm soát điểm nhấn trong sản phẩm

Điểm đạt là công đoạn có năng lực hoặc tốc độ xử lý chậm hơn nhu cầu của toàn bộ dây xích.

Khi một công đoạn trở thành tĩnh lặng, sản phẩm có thể tích tụ ở phía trước và làm cho WIP tăng lên.

Ví dụ:

Công đoạn A: 1.000 sản phẩm/ngày

Công đoạn B: 600 sản phẩm/ngày

Công đoạn C: 1.000 sản phẩm/ngày

Trong trường hợp này, công đoạn B có thể trở thành thành viên có giới hạn năng lực của dòng sản phẩm sản xuất.

Nếu không phát hiện sớm, việc tăng sản phẩm ở giai đoạn A sẽ không giải quyết được vấn đề mà chỉ tăng cường bán thành phẩm chờ xử lý.

4. Theo dõi thời gian dừng máy

Máy dừng có thể trực tiếp ảnh hưởng đến tiến trình.

Nhưng “máy dừng” chỉ tiêu chưa đủ.

Doanh nghiệp nên biết:

• Máy nào?
• Thời điểm?
• đi bao lâu?
• Bao0 lần?
• Nguyên nhân?
• Sản phẩm xuất khẩu nào bị ảnh hưởng?

Khi dữ liệu được tích lũy, doanh nghiệp có thể phát hiện các nguyên nhân dừng máy thường xuyên và có cơ sở để cải thiện.

5. Kiểm soát dữ liệu trạng thái

Không có ít trường hợp kế hoạch sản xuất được thiết lập nhưng không thể phát triển vì vật tư chưa có sẵn.

Do đó, quản lý tiến trình sản xuất phải có mối liên hệ với quản lý nguyên vật liệu.

Trước khi thực hiện lệnh xuất sản phẩm, doanh nghiệp cần xác định:

Có đủ nguyên liệu hay không?

Vật tư đã được cung cấp hay chưa?

Vật tư đang ở đâu?

Có vật thể nào đang bị thiếu hoặc đang chờ nhập?

Nếu những thông tin này không được liên kết, thì kế hoạch sản xuất có thể bị gián đoạn dù năng lượng máy móc.

6. Kiểm soát lỗi sản phẩm và sản phẩm xuất lại

Một sản phẩm được nhà sản xuất chưa chắc chắn đã là một sản phẩm có thể giao hàng với khách hàng.

Nếu sản phẩm NG phải sửa chữa hoặc sản xuất lại, tiến trình thực tế sẽ bị ảnh hưởng.

Ví dụ:

Kế hoạch: 10.000 sản phẩm.

Sản phẩm sản xuất: 10.000 sản phẩm.

Trong đó:

• OK: 9.200
• NG: 500
• Sửa đổi: 300

Như vậy, số lượng sản phẩm thực sự đạt yêu cầu ngay lần đầu chỉ là 9.200.

Nếu hệ thống ghi chỉ nhận “đã xuất sản phẩm 10.000”, nhà quản lý có thể đánh giá sai trạng thái tiến trình.

7. Phát hiện nguy cơ học trước khi đơn hàng địu

Đây là cấp độ cao hơn của quy trình quản lý.

Một hệ thống tốt không chỉ giúp doanh nghiệp biết đơn hàng đã đi , cần hỗ trợ phát hiện đơn hàng có nguy cơ đi.

Ví dụ:

Đơn hàng cần hoàn thành trong 5 ngày.

Sau 3 ngày:

• Yêu cầu kế hoạch: 6.000 sản phẩm
• Thực tế: 4.800 sản phẩm

Nếu tốc độ sản xuất không thay đổi, nhà sản xuất không thể đạt được mục tiêu cuối cùng.

Khi phát hiện sớm, doanh nghiệp còn thời gian để:

• Điều chỉnh kế hoạch.
• Thay đổi thứ tự ưu tiên.
• đến sung nhân lực.
• Xử lý máy móc.
• Bổ sung cho chương trình 24.
• Điều chỉnh ca sản phẩm.

Quản lý tiến trình sản xuất bằng Excel có phù hợp không?

Excel không phải công cụ tốt.

Đối với nhà máy nhỏ hoặc trình đơn đơn giản, Excel vẫn có thể đáp ứng nhu cầu quản lý cơ bản.

Vấn đề xuất hiện khi:

• Số lượng đơn hàng tăng lên.
• Nhiều sản phẩm được sản xuất đồng thời.
• Nhiều công đoạn.
• nhiều dây chuyền.
• Nhiều nhà hoặc phân xưởng.
• Dữ liệu cần cập nhật liên tục.
• Nhiều cấm phòng cùng sử dụng dữ liệu.

Khi đó, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng:

File nhiều → phân phối dữ liệu → cập nhật chậm → khó đối chiếu → báo cáo chậm → quyết định chậm.

Vấn đề không nằm ở Excel mà nằm ở công cụ không phù hợp với mức độ phức tạp của hoạt động sản xuất.

Quản lý quá trình sản xuất bằng phần mềm MES

MES, hay Manufacturing Execution System, là hệ thống quản lý sản xuất , nằm giữa kế hoạch lập kế hoạch và hoạt động sản xuất thực tế.

Thay vì phân tách dữ liệu, MES có thể kết nối các thông tin:

hàng hóa đầy đủ

↓

Kế hoạch và sự xuất sắc

↓

sự xuất khẩu

↓

Nguyên liệu

↓

Đoạn công

↓

Sản phẩm thực tế

↓

10

↓

Đang trong quá trình thực hiện

↓

Thành phẩm

↓

Báo cáo

Khi dữ liệu được kết nối, nhà quản lý có thể nhìn xuyên suốt hơn về quá trình sản xuất.

Hỗ trợ FCIM quản lý sản xuất

FCIM của FaceNet được phát triển theo định hướng quản lý hoạt động sản xuất sản phẩm tại nhà máy, bao gồm các dịch vụ như kế hoạch sản xuất, điều độ, quản lý sản xuất, chất lượng, kho, WIP và các dữ liệu liên quan.

Thay vì xem báo cáo cuối ngày, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình quản lý theo hướng dẫn:

Kế hoạch → Thực hiện → Thu thập dữ liệu → So sánh → Phát hiện chênh lệch → Xử lý

Điểm quan trọng của số nhà sản xuất hóa học không nằm ở vị trí thay thế một tệp Excel bằng một phần mềm khác.

Giá trị có khả năng kết nối dữ liệu và biến dữ liệu để quyết định .

Doanh nghiệp nên bắt đầu số hóa quản lý tiến độ từ đâu?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần phát triển toàn bộ hệ thống MES ngay từ đầu.

Một phương án thực tế bắt đầu với bài toán có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động:

Bước 1: Chuẩn hóa đơn hàng

Xác định cho:

• Mã sản phẩm
• Số
• Ngày giao
• Hàng hóa của khách hàng
• Yêu cầu sản xuất

Bước 2: Chuẩn hóa kế hoạch

Xác định:

• Sản xuất khi nào?
• Sản xuất bao?
• Công đoạn nào?
• Năng lượng máy móc?
• Nguồn lực cần phải làm?

Bước 3: Ghi nhận sản phẩm chất lượng

Cần biết:

• Đã sản xuất bao?
• Công đoạn nào?
• Cái nào?
• Phù nào?
• Ai thực hiện?

Bước 4: So sánh kế hoạch và thực tế

Phát hiện:

• Đạt được kế hoạch
• kế hoạch của tôi
• kế hoạch
• Có nguy cơ trễ

Bước 5: Phân tích nguyên nhân

Tiến trình liên kết với:

• máy móc
• 10
• với công
• 10
• Đoạn công
• Đang trong quá trình thực hiện

Sau khi quy trình ổn định, doanh nghiệp có thể mở rộng sang các giải pháp quản lý sản phẩm khác.

Câu hỏi thường gặp về quản lý sản xuất

Quản lý quá trình sản xuất khác để thiết lập kế hoạch sản xuất nào?

Lập kế hoạch doanh nghiệp xác định cụ thể cần sản xuất những gì, bao nhiêu và khi nào .

Quản lý quá trình theo dõi tập dữ liệu trong quá trình thực hiện kế hoạch và xử lý độ lệch giữa kế hoạch thực tế .

Hai hoạt động này có quan hệ chặt chẽ và cần được kết nối trong quá trình sản xuất quản lý.

Nhà máy nhỏ có cần phần mềm quản lý quá trình sản xuất không?

Không phải nhà nào cũng cần phát triển khai báo ngay một hệ thống lớn.

Nếu mô tả và quy trình còn đơn giản, Excel có thể vẫn chưa phản hồi.

Tuy nhiên, khi tăng số lượng đơn hàng, công đoạn và tăng dữ liệu, phần mềm MES có thể giúp doanh nghiệp giảm tổng công việc tổng hợp và tăng khả năng theo dõi tập dữ liệu.

Quản lý tiến trình sản xuất có liên quan đến quản lý kho không?

Có.

Thiếu nguyên liệu là một trong những nguyên nhân có thể làm gián đoạn kế hoạch xuất khẩu. Vì vậy, sản xuất dữ liệu phải được kết nối với vật tư và kho dữ liệu.

kết luận

Quản lý tiến trình sản xuất không đơn giản là theo dõi xem nhà sản xuất được sản xuất bao nhiêu sản phẩm.

Một hệ thống quản lý hiệu quả cần giúp doanh nghiệp trả lời ba câu hỏi:

Máy chủ đang ở đâu để lập kế hoạch?

Nguyên nhân chênh lệch ở đâu?

Cần làm gì để đảm bảo tiến trình tiếp theo?

Khi dữ liệu đơn hàng, kế hoạch, vật tư, sản xuất, máy móc, chất lượng và WIP được kết nối, nhà quản lý có thể có một bức tranh đầy đủ hơn về hoạt động của nhà máy.

Đây là nền tảng để khai thác doanh nghiệp từng bước chuyển từ quản lý bằng báo cáo và kinh nghiệm sang quản lý sản xuất dựa trên dữ liệu .

FaceNet – FCIM cung cấp giải pháp MES hỗ trợ doanh nghiệp hóa số và kết nối sản phẩm sản xuất, theo kế hoạch, thực hiện sản phẩm xuất ra chất lượng, kho và báo cáo quản trị.