Giải quyết tình trạng tồn kho ứ đọng?

Khi tồn kho không còn là “vùng đệm” mà trở thành gánh nặng

Trong sản xuất, tồn kho thường được xem như “vùng đệm an toàn” để đảm bảo dây chuyền không bị gián đoạn. Nhưng khi lượng hàng tồn kho vượt khỏi ngưỡng kiểm soát, nó nhanh chóng biến thành gánh nặng: vốn bị đóng băng, chi phí lưu kho tăng, hàng hóa hư hỏng, lạc hậu hoặc hết hạn sử dụng.

Tình trạng này đặc biệt phổ biến tại các nhà máy ô tô, cơ khí, thiết bị máy móc, linh kiện – điện tử, thực phẩm – đồ uống, dệt may – da giày,  nơi sản phẩm có nhiều công đoạn và phụ thuộc vào chuỗi cung ứng dài.
Ở góc độ vận hành, tồn kho không chỉ là câu chuyện về vật chất — mà là dấu hiệu của quy trình quản lý chưa được số hóa.

👉 Đọc thêm: Từ dữ liệu rời rạc đến nền tảng sản xuất thông minh: Vì sao MDM là bước đầu tiên doanh nghiệp phải làm?

Nguyên nhân cốt lõi của tồn kho quá mức

Có hàng chục nguyên nhân dẫn đến tình trạng tồn kho quá mức, sau đây là một vài nguyên nhân phổ biến được thống kê:

a. Sản xuất dư thừa

Đây là cách thường làm để dự phòng rủi ro của các nhà máy sản xuất hoặc để chuẩn bị sẵn cho “mùa vụ cao điểm”. Tuy nhiên, với cách làm này, mỗi khi có sự thay đổi hay biến động trên thị trường đều ảnh hưởng đến kế hoạch sử dụng hàng hóa dự phòng, những tác động này có thể khiến lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp khó đẩy đi và dẫn đến tình trạng ứ đọng.

Ngoài ra, nguyên nhân của sản xuất dư thừa còn đến từ việc doanh nghiệp đánh giá sai nhu cầu thị trường trong tương lai, dẫn đến quan điểm chủ quan rằng sản xuất càng nhiều càng tốt, càng giảm được chi phí trên sản phẩm.

Nhìn chung, cuối cùng đều dẫn đến tình trạng đặt hàng thừa hoặc sản xuất vượt kế hoạch và rơi vào trạng thái vượt ngưỡng tồn kho.

b. Tắc nghẽn giữa các công đoạn

Đây là vấn đề của quản lý vận hành sản xuất và thường xảy ra với các doanh nghiệp mới bước chân vào lĩnh vực sản xuất. Khi kế hoạch cho các công đoạn chưa được tối ưu sẽ dẫn đến tình trạng dòng chảy bán thành phẩm bị tắc nghẽn, công đoạn trước xong rồi nhưng công đoạn sau chưa xử lý kịp và bán thành phẩm bị ứ đọng trong kho. Vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả lưu trữ trong kho mà còn ảnh hưởng đến sự lưu hành dòng tiền của doanh nghiệp. Khi hàng tồn kho quá nhiều, vốn bị đóng băng và doanh nghiệp không thể sử dụng tối ưu số vốn mình đang có.

c. Đánh giá sai hoặc không kịp thời về mức tồn kho an toàn

Nhiều doanh nghiệp hiện còn đang quản lý hạn mức tồn kho thủ công trên Excel, cách này vừa dễ bị sai lệch, khó đối soát, vừa chậm trễ trong công tác cập nhật khiến cho người chủ doanh nghiệp khó nắm bắt tình hình xuất – nhập – tồn một cách tức thì. Đây là nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu cân bằng trong kho, sản phẩm cần thì thiếu, sản phẩm khác thì tồn quá nhiều.

👉 Xem thêm: MES – Chìa khóa vận hành nhà máy thông minh và đồng bộ dữ liệu thời gian thực

Cách kiểm soát tình trạng tồn kho vượt ngưỡng

• Xây dựng kế hoạch sản xuất cho các công đoạn một cách hợp lý

Để tránh bị ứ đọng bán thành phẩm, doanh nghiệp cần nghiên cứu xây dựng riêng cho mình một bản kế hoạch sản xuất chuẩn chỉ đảm bảo cho dòng vật chất được luân chuyển đều đặn, công đoạn sau đủ năng suất để tiếp nối công đoạn trước. Việc này cần phải tính toán kỹ lưỡng để vừa có thể đảm bảo không bị ứ đọng kho, vừa đảm bảo hiệu suất nhà máy.

• Kiểm kê hàng hóa thường xuyên

Đối với các doanh nghiệp quản lý kho thủ công, việc kiểm kê hàng hóa thường xuyên là vô cùng cần thiết. Kiểm kê giúp doanh nghiệp luôn cập nhật được số lượng từng loại sản phẩm hiện có trong kho, tránh thất thoát hàng hóa mà không rõ nguyên nhân và tiết kiệm được thời gian đối soát khi phát hiện sai lệch. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cân nhắc chu kỳ kiểm kê sao cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp, tránh lãng phí nguồn lực.

• Bám sát mô hình Just in time (JIT)

Mô hình JIT hiểu đơn giản là cung cấp hàng hóa đúng nơi đúng lúc, mô hình này tuy hơi khó để các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể ứng dụng bởi mạng lưới cung ứng vẫn còn nhỏ hẹp, nhưng đổi lại nó giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất kinh doanh cao hơn, tối ưu hiệu suất nhà máy, hiệu quả quản lý kho và đạt được hiệu quả sử dụng vốn lý tưởng khi dòng vốn không bị chôn chân trong kho.

Giải pháp: Tối ưu quản lý kho bằng hệ thống WMS

Để xử lý tận gốc tình trạng tồn kho và bán thành phẩm ứ đọng, doanh nghiệp cần kiểm soát dòng hàng hóa và dữ liệu kho bãi theo thời gian thực.

WMS – Nền tảng quản lý kho hiện đại cho nhà máy thông minh

• Giảm lượng lớn thao tác thủ công trong toàn bộ quy trình nhập – xuất – tồn – đối soát.
• Cảnh báo khi tồn kho vượt ngưỡng, hàng chậm luân chuyển hoặc sắp hết hạn.
• Kết nối liền mạch với các hệ thống ERP, MES, đảm bảo dữ liệu kho được đồng bộ xuyên suốt.
• Cho phép ban quản lý giám sát kho theo thời gian thực mọi lúc, mọi nơi
• Hỗ trợ theo dõi đa kho, đa khu vực, đa định danh hàng hóa.
• Cung cấp báo cáo trực quan và cảnh báo tồn kho thông minh.
• Giúp lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế – nhanh chóng và chính xác.

Tác động trực tiếp đến hiệu quả vận hành

• Giảm 20–40% lượng tồn kho trung bình nhờ theo dõi và luân chuyển hàng hóa chính xác.
• Giảm 15–25% chi phí vận hành kho
• Tăng vòng quay hàng hóa, đảm bảo sản xuất và giao hàng “đúng – đủ – kịp thời”.
• Giảm sai sót và rủi ro, giúp quy trình kiểm kê – đối soát nhanh hơn gấp nhiều lần.

Khi dữ liệu trong kho được liên thông với toàn bộ hệ thống sản xuất, doanh nghiệp không chỉ giảm gánh nặng tồn kho, mà còn biến kho hàng thành trung tâm chiến lược trong chuỗi cung ứng.

👉 Khám phá thêm: Bộ giải pháp FCIM – Tăng hiệu suất, giảm lãng phí, thúc đẩy sản xuất thông minh cùng FaceNet.

Kết luận: Giảm tồn kho không chỉ là bài toán vận hành, mà là chiến lược số hóa kho hàng

Trong kỷ nguyên sản xuất thông minh, kho không còn là nơi chứa hàng, mà là trung tâm dữ liệu vận hành của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nào làm chủ được dòng hàng và dữ liệu kho, doanh nghiệp đó kiểm soát được năng suất, chi phí và lợi nhuận.

Giảm tồn kho không phải bằng cách “siết chặt” sản xuất, mà bằng việc xây dựng hệ thống WMS thông minh – linh hoạt – kết nối toàn diện.

👉 FaceNet tự hào đồng hành cùng doanh nghiệp sản xuất Việt Nam trong hành trình chuyển đổi số, hướng tới vận hành tinh gọn, hiệu quả và bền vững hơn mỗi ngày.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp xử lý tồn kho cụ thể!