Trong bối cảnh sản xuất hiện đại, khi doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng lớn, 5S trở thành một trong những phương pháp nền tảng giúp tối ưu nhà xưởng, nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí. Không chỉ dừng lại ở việc “dọn dẹp”, 5S là nền tảng của Lean Manufacturing, Kaizen và các hệ thống điều hành sản xuất tiên tiến khác.
Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết quy trình 5S, cách triển khai hiệu quả, lý do 5S được áp dụng phổ biến và cách triển khai giúp doanh nghiệp vận hành 5S bền vững hơn.
5S trong sản xuất là gì?
5S là phương pháp quản lý môi trường làm việc xuất phát từ Nhật Bản, bao gồm 5 bước: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng. Mục tiêu của 5S là xây dựng một nơi làm việc khoa học, gọn gàng, an toàn và hiệu quả.
Nghiên cứu của JIPM (Japan Institute of Plant Maintenance) cho thấy các doanh nghiệp áp dụng 5S có thể:
- Tăng năng suất lao động 10–30%
- Giảm thời gian tìm kiếm dụng cụ tới 50%
- Giảm lỗi sản phẩm 15–35%
- Giảm rủi ro tai nạn trung bình 25%
Nhờ khả năng tạo ra thay đổi rõ rệt, 5S đã trở thành bước khởi động bắt buộc trong mọi chương trình Lean hoặc chuyển đổi số nhà máy.
Quy trình thực hiện 5S trong sản xuất
Seiri – Sort – Sàng lọc
Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp tiến hành loại bỏ tất cả vật dụng, thiết bị, nguyên liệu không cần thiết trong khu vực làm việc. Việc giữ lại quá nhiều vật tư khiến nhà xưởng trở nên chật chội, tăng thời gian tìm kiếm và gây lãng phí tồn kho. Các vật dụng hỏng hoặc quá hạn được phân loại để tái chế, sửa chữa hoặc loại bỏ hoàn toàn. Mục tiêu cuối cùng của Seiri là tối ưu không gian và loại bỏ mọi yếu tố gây cản trở năng suất.
Seiton – Set in order – Sắp xếp
Sau khi sàng lọc, các vật dụng còn lại cần được bố trí một cách khoa học dựa trên tần suất sử dụng. Những dụng cụ quan trọng hoặc dùng thường xuyên nên đặt ở vị trí dễ thấy và dễ lấy. Doanh nghiệp thường áp dụng nhãn, mã màu, hộp chứa hoặc kệ chuyên dụng để phân loại rõ ràng. Ngoài ra, việc xác định các điểm đặt cố định và quy định rõ ràng quy trình lấy – sử dụng – trả về sẽ giúp người lao động giảm thời gian thao tác và hạn chế sai sót.
Seiso – Shine – Sạch sẽ
Seiso không chỉ là vệ sinh mà còn là phát hiện sớm bất thường trong thiết bị. Việc làm sạch máy móc, sàn xưởng và khu vực sản xuất định kỳ giúp giảm nguy cơ tai nạn, ngăn ngừa hỏng hóc và cải thiện độ bền thiết bị. Nhiều doanh nghiệp lập checklist vệ sinh theo ca, tuần, tháng để bảo đảm mọi vị trí đều được duy trì ở trạng thái không bụi, không dầu, không rác,…
Seiketsu – Standardize – Săn sóc
Ở bước Seiketsu, doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình 5S thành quy định và tiêu chuẩn rõ ràng. Mỗi khu vực có bảng tiêu chuẩn công việc, hình ảnh trực quan và KPI đánh giá. Việc đồng bộ hóa này giúp duy trì trạng thái 5S ổn định, tránh tình trạng làm tốt ban đầu và bị bỏ quên về sau.
Shitsuke – Sustain – Sẵn sàng
Shitsuke là bước then chốt để duy trì 5S bền vững. Doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa tuân thủ thông qua đào tạo định kỳ, truyền thông nội bộ và cơ chế thưởng – phạt rõ ràng. Việc kiểm tra hằng tuần/hằng tháng giúp đánh giá mức độ cam kết của từng bộ phận và tạo động lực cải tiến liên tục.
Cách triển khai 5S trong sản xuất hiệu quả
Để triển khai 5S thành công, doanh nghiệp nên tiến hành theo 4 bước:
- Đào tạo nhận thức: Nhân viên cần hiểu 5S không phải là phong trào làm sạch nhà xưởng mà là tiêu chuẩn quản lý nhà máy. Doanh nghiệp nên phân tích những lãng phí đang tồn tại và hướng dẫn vai trò từng chữ S. Khi nhân viên được khuyến khích đề xuất sáng kiến, 5S trở thành một phần tự nhiên của công việc hằng ngày.
- Lập kế hoạch triển khai: Doanh nghiệp nên chọn khu vực thí điểm như kho hoặc line sản xuất chính để triển khai trước. Sau đó, lập sơ đồ khu vực, phân công trách nhiệm cụ thể, xây dựng timeline và xác định tiêu chí đánh giá rõ ràng. Kế hoạch càng chi tiết thì tỷ lệ thành công càng cao.
- Triển khai theo từng bước: Ở giai đoạn này, các hoạt động Seiri – Seiton – Seiso được thực hiện đồng loạt. Nhà xưởng được sắp xếp, gắn nhãn, phân vùng và chụp ảnh trước – sau để ghi nhận thay đổi. Mỗi bộ phận nên có hồ sơ 5S riêng thể hiện trách nhiệm và kết quả triển khai.
- Giám sát, đánh giá và cải tiến: Doanh nghiệp cần đo lường hiệu quả 5S thông qua các chỉ số như thời gian tìm dụng cụ, tốc độ sản xuất, mức độ an toàn, số lỗi phát sinh… Việc đánh giá định kỳ theo tiêu chuẩn 5S giúp phát hiện điểm yếu và duy trì cải tiến liên tục theo Kaizen.
Vì sao 5S được áp dụng phổ biến trong sản xuất?
5S tạo ra những thay đổi rõ rệt mà không yêu cầu chi phí đầu tư lớn. Nhờ loại bỏ sự bừa bộn và tiêu chuẩn hóa công việc, doanh nghiệp giảm được thời gian thao tác, tránh tồn kho không cần thiết và nâng cao năng suất tổng thể. Môi trường sạch sẽ và an toàn hơn cũng giúp người lao động cảm thấy thoải mái và giảm rủi ro tai nạn.
Ngoài ra, 5S đóng vai trò nền tảng để triển khai các hệ thống quản lý tiên tiến như Lean. Một nhà máy bừa bộn, không tiêu chuẩn hóa sẽ rất khó áp dụng tự động hóa hoặc chuyển đổi số. Chính vì vậy, 5S được xem như bước khởi động bắt buộc trước mọi dự án tối ưu sản xuất.
FCIM MES – Giải pháp hỗ trợ triển khai và duy trì 5S bền vững
Trong nhiều doanh nghiệp, điểm yếu lớn nhất của 5S là chỉ duy trì mạnh trong giai đoạn đầu, nhưng nhanh chóng bị bỏ quên do thiếu giám sát và dữ liệu đánh giá. Đây là lúc hệ thống quản lý toàn trình sản xuất FCIM MES trở thành giải pháp hỗ trợ đắc lực.
Số hóa toàn bộ quy trình: FCIM MES cho phép doanh nghiệp quản lý checklist toàn bộ các quy trình, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và lưu trữ lịch sử trực tiếp trên hệ thống. Tất cả dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp quản lý dễ dàng kiểm soát mức độ tuân thủ của từng bộ phận.
Theo dõi bảo trì thiết bị: Nhờ khả năng kết nối dữ liệu máy móc, FCIM MES giúp giám sát tình trạng thiết bị, dự đoán bảo trì và cảnh báo bất thường. Điều này giúp giảm rủi ro hỏng hóc và hỗ trợ yếu tố Seiso một cách chính xác hơn.
Trực quan hóa nhà xưởng: FCIM MES giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dụng cụ, khu vực sản xuất và tình trạng thiết bị. Sự trực quan này giúp yếu tố Seiton hiệu quả hơn và giảm thời gian thao tác của nhân viên.
Tăng năng suất và giảm sai lỗi: Khi doanh nghiệp duy trì quy trình ổn định và nhất quán, điều này giúp giảm thời gian chờ, sai sót vận hành và cải thiện chất lượng sản phẩm.
Dễ dàng đánh giá: Hệ thống tạo báo cáo theo ca, ngày hoặc tuần giúp dữ liệu minh bạch giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá kết quả trước và sau triển khai.
Kết luận
5S không chỉ là phương pháp dọn dẹp nhà xưởng mà là nền tảng cốt lõi của quản trị sản xuất hiện đại. Khi được triển khai đúng cách, 5S giúp doanh nghiệp:
- Tăng năng suất
- Giảm chi phí
- Nâng cao chất lượng sản phẩm
- Tạo môi trường an toàn
- Xây dựng văn hóa kỷ luật
Bằng việc bắt đầu từ những hành động đơn giản và duy trì sự nhất quán, doanh nghiệp có thể tạo ra những thay đổi lớn và bền vững, bởi mọi thành công đều được hình thành từ những thói quen tốt được duy trì mỗi ngày.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm demo miễn phí!
