WMS là gì? Tổng quan WMS trong nhà máy sản xuất 

WMS (Warehouse Management System) là hệ thống quản lý kho hàng giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ, kiểm soát và vận chuyển hàng hóa. Trong nhà máy sản xuất, WMS đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi, giảm thiểu sai sót và cải thiện tốc độ hoạt động. Cùng tìm hiểu tổng quan về WMS và lợi ích mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp.

Khái niệm cơ bản về hệ thống quản lý kho

WMS (Warehouse Management System) là hệ thống quản lý kho hàng, một phần mềm chuyên dụng giúp kiểm soát và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến lưu trữ, vận chuyển, và quản lý hàng hóa trong kho. WMS đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp quản lý kho bãi một cách khoa học và hiệu quả hơn, giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất.

WMS thường tích hợp nhiều chức năng như kiểm soát tồn kho, quản lý nhập xuất hàng hóa, theo dõi vị trí sản phẩm, và lên kế hoạch phân phối. Nó cho phép doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về toàn bộ kho hàng của mình, từ khâu nhập hàng đến xuất hàng, và cả trong quá trình vận chuyển.

Xem thêm: Quản lý kho là gì? 5 vai trò của quản lý kho trong nhà máy sản xuất

Các thành phần cơ bản của WMS bao gồm:

1. Kiểm soát tồn kho: WMS giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn dư quá mức. Điều này đặc biệt quan trọng trong nhà máy sản xuất, nơi mà việc có đủ nguyên liệu hoặc sản phẩm cần thiết đúng lúc là yếu tố then chốt.
2. Quản lý không gian kho: Hệ thống WMS tối ưu hóa cách bố trí và sử dụng không gian kho, đảm bảo rằng hàng hóa được sắp xếp hợp lý, dễ dàng truy cập và quản lý. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất mà còn giảm thiểu thời gian tìm kiếm và di chuyển hàng hóa.
3. Quản lý quy trình nhập xuất hàng: WMS giúp tự động hóa các quy trình nhập và xuất hàng, từ việc tiếp nhận sản phẩm đến việc phân loại và lưu trữ chúng tại vị trí phù hợp. Quá trình xuất hàng cũng được quản lý chặt chẽ, giúp việc phân phối hàng hóa đến tay khách hàng nhanh chóng và chính xác hơn.
4. Theo dõi và phân tích dữ liệu: Hệ thống WMS ghi lại và theo dõi tất cả các hoạt động trong kho hàng, từ đó cung cấp các báo cáo phân tích về hiệu suất và hiệu quả hoạt động. Các dữ liệu này giúp doanh nghiệp điều chỉnh các chiến lược vận hành kho, cải thiện hiệu quả làm việc, và giảm thiểu sai sót.

Tầm quan trọng của WMS trong nhà máy sản xuất

Trong bối cảnh ngành sản xuất đang hướng đến tự động hóa và số hóa quy trình, WMS trở thành công cụ không thể thiếu. Nó không chỉ giúp kiểm soát chặt chẽ dòng chảy của nguyên vật liệu và thành phẩm trong kho, mà còn góp phần tối ưu hóa quá trình sản xuất tổng thể. WMS giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, tối ưu hóa lịch trình sản xuất và phân phối, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho.

Bằng cách kết nối WMS với các hệ thống sản xuất khác như MES (Manufacturing Execution System) hoặc ERP (Enterprise Resource Planning), doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình quản lý toàn diện, từ sản xuất, tồn kho đến phân phối, giúp cải thiện khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Các chức năng chính của WMS trong nhà máy sản xuất

Trong nhà máy sản xuất, hệ thống quản lý kho (WMS – Warehouse Management System) đóng vai trò cốt lõi trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng. WMS không chỉ giúp kiểm soát và quản lý hiệu quả kho bãi, mà còn kết nối trực tiếp với các quy trình sản xuất và phân phối, tạo ra sự liền mạch trong chuỗi cung ứng. Dưới đây là các chức năng chính của WMS trong môi trường nhà máy sản xuất.

1. Quản lý tồn kho theo thời gian thực

Quản lý tồn kho là một trong những chức năng quan trọng nhất của WMS. Với khả năng theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, WMS giúp nhà máy nắm bắt chính xác lượng nguyên vật liệu có trong kho, từ đó hỗ trợ quá trình sản xuất diễn ra liên tục và không bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên liệu. WMS cung cấp các thông tin chi tiết về số lượng, vị trí, và tình trạng của hàng hóa trong kho. Điều này đặc biệt hữu ích cho nhà máy sản xuất có khối lượng tồn kho lớn và yêu cầu quản lý chặt chẽ.

2. Tối ưu hóa không gian lưu trữ

WMS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian kho bãi thông qua việc quản lý thông minh cách sắp xếp hàng hóa. Nó tự động chỉ định vị trí lưu trữ phù hợp cho từng loại sản phẩm dựa trên các yếu tố như kích thước, loại hàng hóa, tần suất sử dụng, và quy tắc FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out). Điều này không chỉ giúp tăng cường khả năng sử dụng không gian kho mà còn giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và lấy hàng, tăng năng suất làm việc.

3. Quản lý quy trình nhập kho

Khi nguyên vật liệu hoặc sản phẩm đến nhà máy, WMS giúp tự động hóa quy trình nhập kho. Từ khâu tiếp nhận hàng hóa đến việc kiểm tra, ghi nhận và lưu trữ, tất cả các bước đều được theo dõi một cách chính xác và minh bạch. WMS sẽ xác định vị trí lưu trữ phù hợp và hướng dẫn nhân viên lưu trữ hàng hóa tại đúng vị trí, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc nhập kho cũng được ghi lại trong hệ thống, cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, ngày nhập kho, và trạng thái hàng hóa.

4. Quản lý quy trình xuất kho

WMS hỗ trợ quản lý việc xuất kho một cách tự động và chính xác. Khi nhà máy cần sử dụng nguyên vật liệu hoặc chuẩn bị hàng hóa để xuất cho khách hàng, WMS sẽ tìm và chỉ định các sản phẩm theo đúng thứ tự đã định sẵn (ví dụ: theo quy tắc FIFO), đảm bảo rằng hàng hóa được xử lý nhanh chóng và chính xác. Chức năng này cũng giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc xuất sai hàng hoặc sai thời điểm, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên kho.

5. Theo dõi lô hàng và hạn sử dụng

Trong nhà máy sản xuất, việc theo dõi lô hàng và hạn sử dụng của nguyên vật liệu và sản phẩm hoàn thiện là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng sản phẩm. WMS cho phép theo dõi chặt chẽ từng lô hàng từ lúc nhập kho cho đến khi được sử dụng hoặc xuất kho. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin về hàng hóa khi cần, đảm bảo tính tuân thủ và giảm thiểu lãng phí do hàng hóa hết hạn hoặc hư hỏng.

6. Hỗ trợ lập kế hoạch và phân phối hàng hóa

WMS cung cấp các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch và điều phối hàng hóa giữa kho và các bộ phận sản xuất. Dựa trên thông tin tồn kho và lịch sản xuất, hệ thống có thể đưa ra các gợi ý hoặc tự động điều chỉnh kế hoạch phân phối nguyên vật liệu đến các dây chuyền sản xuất. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, đảm bảo sản xuất liên tục và không bị gián đoạn.

7. Tích hợp với các hệ thống khác (MES, ERP)

WMS thường được tích hợp với các hệ thống quản lý khác như MES (Manufacturing Execution System) và ERP (Enterprise Resource Planning). Sự kết hợp này giúp tạo nên một hệ thống quản lý tổng thể, từ việc sản xuất đến phân phối, hỗ trợ việc điều phối nguyên vật liệu, quản lý sản phẩm hoàn thiện và thậm chí cả theo dõi chất lượng sản phẩm. Nhờ sự tích hợp này, các nhà máy có thể đạt được hiệu suất vận hành cao hơn, giảm thiểu sai sót và tăng khả năng phản ứng với các thay đổi trong thị trường hoặc yêu cầu của khách hàng.

8. Kiểm soát và giám sát chất lượng hàng hóa

WMS còn giúp kiểm soát chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình quản lý kho. Bằng cách theo dõi các thông số kỹ thuật của nguyên vật liệu và sản phẩm, hệ thống có thể phát hiện sớm các lỗi hoặc vấn đề về chất lượng, từ đó hỗ trợ nhà máy xử lý kịp thời. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro về sản phẩm lỗi mà còn tăng cường uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

9. Báo cáo và phân tích dữ liệu

Một chức năng quan trọng khác của WMS là cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu về hoạt động kho hàng. Hệ thống có thể tạo ra các báo cáo chi tiết về tồn kho, hiệu suất làm việc, tốc độ nhập xuất hàng, và nhiều chỉ số khác. Dữ liệu này giúp nhà quản lý kho hiểu rõ hơn về tình trạng kho hàng, từ đó đưa ra các quyết định tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, cải thiện chiến lược quản lý và giảm chi phí.

10. Quản lý nhân sự và thiết bị

WMS còn giúp tối ưu hóa việc sử dụng nhân sự và thiết bị trong kho. Hệ thống có thể phân bổ công việc hợp lý, chỉ định nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên dựa trên năng lực và vị trí, đồng thời theo dõi hiệu suất làm việc của họ. Ngoài ra, WMS còn hỗ trợ quản lý và bảo dưỡng các thiết bị như xe nâng, băng chuyền, giúp đảm bảo rằng tất cả thiết bị luôn sẵn sàng hoạt động với hiệu suất tối ưu.

Xem thêm: 5 hiệu quả của hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Quy trình hoạt động của WMS trong nhà máy

Quy trình hoạt động của WMS không chỉ giúp theo dõi hàng hóa mà còn tối ưu hóa tất cả các công đoạn từ khi hàng hóa được nhập vào kho, xử lý trong quá trình sản xuất, đến khi xuất ra ngoài thị trường. Dưới đây là quy trình chi tiết về cách WMS hoạt động trong nhà máy sản xuất.

1. Tiếp nhận hàng hóa (Inbound Process)

Quá trình này bắt đầu khi nguyên vật liệu hoặc thành phẩm đến nhà máy và cần được nhập vào kho. WMS giúp quản lý toàn bộ quy trình nhập kho từ bước nhận hàng, kiểm tra chất lượng đến ghi nhận vào hệ thống.

• Tiếp nhận thông tin hàng hóa: Khi hàng hóa được giao tới, WMS sẽ nhận các thông tin như số lượng, loại hàng, đơn vị cung cấp, và các thông tin liên quan thông qua hệ thống quét mã vạch hoặc RFID.
• Kiểm tra và xác nhận: Nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu thông tin hàng hóa thực tế với thông tin trên hệ thống. Nếu đúng, hàng hóa sẽ được chấp nhận và WMS sẽ cập nhật trạng thái nhập kho.
• Ghi nhận vị trí lưu trữ: WMS sẽ tự động chỉ định vị trí lưu trữ hợp lý dựa trên loại hàng hóa, yêu cầu lưu trữ đặc biệt (ví dụ: nhiệt độ, độ ẩm), và nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out). Hàng hóa sau đó được lưu trữ vào vị trí đã chỉ định.

2. Quản lý hàng tồn kho (Inventory Management)

WMS giúp quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, cung cấp thông tin chính xác về số lượng và trạng thái hàng hóa trong kho. Điều này giúp nhà máy tránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc thừa hàng hóa không cần thiết.

• Theo dõi lượng tồn kho: WMS liên tục cập nhật và theo dõi số lượng hàng hóa hiện có trong kho. Hệ thống sẽ thông báo khi hàng hóa sắp hết hoặc đến hạn cần bổ sung để đảm bảo nhà máy luôn có đủ nguyên liệu cho sản xuất.
• Theo dõi hạn sử dụng và lô hàng: WMS ghi nhận thông tin về hạn sử dụng, lô hàng và tình trạng của từng sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng với các nhà máy sản xuất thực phẩm, dược phẩm hoặc hóa chất, nơi việc quản lý hạn sử dụng và chất lượng là yếu tố then chốt.

3. Quản lý không gian kho (Storage Optimization)

Tối ưu hóa không gian kho là một chức năng quan trọng của WMS, giúp nhà máy sử dụng hiệu quả từng mét vuông kho bãi và giảm thiểu thời gian di chuyển hàng hóa.

• Phân bổ vị trí lưu trữ thông minh: WMS xác định vị trí lưu trữ tối ưu cho từng sản phẩm, dựa trên kích thước, tần suất xuất nhập và yêu cầu đặc biệt về lưu trữ. Sự phân bổ này giúp hàng hóa dễ dàng truy cập và quản lý, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
• Quản lý nhiều kho cùng lúc: Đối với những nhà máy có nhiều kho bãi hoặc nhiều khu vực lưu trữ, WMS cho phép quản lý đồng bộ và linh hoạt. Nó hỗ trợ việc điều chuyển hàng hóa giữa các kho một cách tự động và hiệu quả.

4. Lấy hàng và điều chuyển trong kho (Picking and Replenishment)

Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu từ kho cần được lấy ra và vận chuyển đến các bộ phận sản xuất. WMS hỗ trợ việc lấy hàng và điều chuyển trong kho một cách tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.

• Quy trình lấy hàng tự động: Khi có yêu cầu lấy hàng, WMS sẽ tự động xác định vị trí lưu trữ hàng hóa và chỉ dẫn nhân viên lấy hàng theo tuyến đường ngắn nhất. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Hệ thống lấy hàng theo nguyên tắc FIFO/LIFO: Tùy thuộc vào quy tắc mà nhà máy áp dụng, WMS sẽ chỉ định hàng hóa cần lấy trước (theo FIFO) hoặc sau (theo LIFO) để đảm bảo hiệu quả quản lý tồn kho.
• Điều chuyển hàng hóa: Khi lượng hàng tồn trong một khu vực sản xuất hoặc vị trí lưu trữ cụ thể giảm xuống mức tối thiểu, WMS sẽ tự động yêu cầu bổ sung từ kho hoặc khu vực khác để đảm bảo không gián đoạn quá trình sản xuất.

5. Hỗ trợ quá trình sản xuất (Production Support)

WMS không chỉ quản lý kho mà còn tích hợp chặt chẽ với các hệ thống sản xuất, chẳng hạn như hệ thống MES (Manufacturing Execution System), để hỗ trợ các quy trình sản xuất trong nhà máy.

• Cung cấp nguyên vật liệu đúng thời điểm: WMS đảm bảo rằng nguyên vật liệu được cung cấp đến các dây chuyền sản xuất đúng lúc, đúng loại và đúng số lượng. Điều này giúp duy trì quá trình sản xuất liên tục và tránh tình trạng thiếu hụt nguyên liệu làm chậm tiến độ.
• Kiểm soát nguyên vật liệu và sản phẩm dở dang: Trong quá trình sản xuất, WMS giúp kiểm soát lượng nguyên vật liệu sử dụng và sản phẩm dở dang, đảm bảo rằng không có lãng phí hoặc thiếu hụt.

6. Quản lý xuất kho và giao hàng (Outbound Process)

Khi sản phẩm hoàn thiện được sản xuất xong, WMS quản lý quy trình xuất kho và vận chuyển hàng hóa đến khách hàng hoặc các điểm phân phối khác.

• Xác nhận đơn hàng: WMS tiếp nhận và xác nhận các đơn hàng xuất kho từ bộ phận bán hàng hoặc phân phối. Dựa trên thông tin đơn hàng, WMS sẽ xác định vị trí lưu trữ của sản phẩm và chỉ dẫn nhân viên kho lấy hàng.
• Xuất hàng và kiểm tra: Sau khi sản phẩm được lấy ra khỏi kho, hệ thống sẽ tự động kiểm tra để đảm bảo đúng loại hàng, số lượng và chất lượng yêu cầu. WMS ghi nhận và cập nhật trạng thái hàng hóa trong hệ thống, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hàng.
• Quản lý vận chuyển và giao hàng: WMS hỗ trợ điều phối quá trình giao hàng bằng cách tích hợp với hệ thống vận tải, giúp theo dõi lịch trình vận chuyển và đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng địa điểm, đúng thời gian.

7. Báo cáo và phân tích dữ liệu (Reporting and Data Analysis)

WMS cung cấp các công cụ mạnh mẽ để thu thập và phân tích dữ liệu về hoạt động kho hàng, từ đó hỗ trợ nhà máy đưa ra các quyết định chiến lược.

• Báo cáo tồn kho: WMS cung cấp báo cáo chi tiết về số lượng hàng tồn kho, vị trí, và tình trạng hàng hóa. Những báo cáo này giúp nhà quản lý kho nắm bắt chính xác tình hình và đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời.
• Phân tích hiệu suất: Hệ thống có thể theo dõi hiệu suất của từng quy trình trong kho như tốc độ nhập/xuất hàng, hiệu quả sử dụng không gian, và hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình vận hành.
• Dự báo và lập kế hoạch: Dựa trên các dữ liệu thu thập được, WMS hỗ trợ dự báo nhu cầu trong tương lai và lập kế hoạch nhập hàng, phân phối hàng hóa hiệu quả hơn.

8. Tích hợp với các hệ thống khác (ERP, MES, TMS)

WMS thường được tích hợp với các hệ thống quản lý khác trong nhà máy như ERP (Enterprise Resource Planning), MES (Manufacturing Execution System) và TMS (Transportation Management System) để đảm bảo quá trình quản lý kho và sản xuất diễn ra liền mạch.

• Tích hợp với ERP: WMS cung cấp dữ liệu về tồn kho và quy trình nhập xuất hàng cho hệ thống ERP, giúp quản lý toàn diện chuỗi cung ứng và tài chính doanh nghiệp.
• Tích hợp với MES: WMS liên kết với hệ thống MES để quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, đảm bảo rằng các yêu cầu sản xuất được đáp ứng đúng thời gian và đủ số lượng.

Quy trình hoạt động của WMS trong nhà máy sản xuất không chỉ giúp quản lý hàng hóa một cách khoa học mà còn tối ưu hóa quy trình từ nhập, xuất, lưu trữ đến sản xuất và phân phối. WMS giúp tăng cường hiệu quả vận hành, giảm thiểu sai sót và chi phí, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh trên thị trường.