RPA là tập hợp các công nghệ nhằm xây dựng các phần mềm làm thay những công việc thường ngày của con người, thường là những việc có tính chất lặp đi lặp lại các hành động giống nhau mỗi lần thực hiện..
RPA (Robotic Process Automation – tự động hóa quy trình bằng robot) ra đời đã được nhiều người đánh giá là một công nghệ thay đổi cuộc chơi. Kể từ khi xuất hiện vào đầu những năm 2000, công nghệ này đã làm dấy lên câu hỏi: “Đây có phải là một bước tiến mới, hay chỉ là một phần nâng cấp của những công nghệ trước đó?” Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời qua bài viết dưới đây.
1. Lịch sử ra đời của RPA?
Kể từ khi Kỷ nguyên Thông tin bắt đầu bùng nổ, chúng ta đã trải qua nhiều làn sóng tự động hóa quy trình như
- Năm 1970 đến 1990: Tự động hóa bằng máy tính (Computerized Automation).
- Những năm 90: Quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management – BPM).
- Những năm 2000: RPA ra đời.
Từ công nghệ BPM kết hợp nhiều phương pháp giúp tối ưu hóa quy trình, sự ra đời của BPA – Business Process Automation lại là nhân tố thúc đẩy sự phát triển của RPA.
Hình 1. Lịch sử ra đời của RPA
2. RPA là gì?
a. Khái niệm RPA
RPA là Tự động hóa quy trình bằng robot. Đây là một dạng công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh dựa trên các robot phần mềm (bot) hoặc trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI).
RPA là tập hợp các công nghệ nhằm xây dựng các phần mềm làm thay những công việc thường ngày của con người, thường là những việc có tính chất lặp đi lặp lại các hành động giống nhau mỗi lần thực hiện. Bạn có thể hình dung một nhân viên văn phòng hàng ngày sẽ phải nhập thông tin vào một hệ thống theo một biểu mẫu hoặc truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của công ty chẳng hạn, thay vì phải thực hiện các hành động tương tự nhau mỗi ngày, bạn có thể áp dụng RPA để tối ưu hóa quá trình làm việc.
Không những chỉ thay con người làm các công việc nhàm chán, RPA còn mang lại hiệu quả cao hơn bởi nó có tốc độ, độ chính xác và hiệu suất hơn hẳn con người, tránh những sai sót không đáng có có thể gây ra những hậu quả tiêu cực. Hơn nữa, công nghệ này còn có khả năng theo dõi, đánh giá và nâng cấp.
b. Cách thức hoạt động của RPA
Cách thức hoạt động của RPA đó là dựa vào danh sách các hành động có tuần tự của người dùng thực hiện một tác vụ nào đó ở GUI (Graphical User Interface), sau đó tự động hóa lặp lại các bước đó. Do đó, RPA có thể hạ thấp rào cản đối với việc sử dụng tự động hóa vào các sản phẩm không có API cho mục đích này.
Vậy nên, việc phát triển RPA không phân biệt quy mô hay loại hình doanh nghiệp, mà phù hợp với tính chất công việc:
- Có tính quy luật, ít khi thay đổi
- Dễ xuất hiện sai sót trong quá trình xử lý, thao tác
- Làm việc với nhiều dữ liệu là các con số
- Có tính khắt khe về thời gian (chạy trong một lịch cố định, trong một khoảng thời gian có thể ước lượng)
Hình 2. RPA là gì?
3. Xu hướng, hiệu quả tự động hóa RPA?
RPA ra đời phục vụ thay thế con người thực hiện các thao tác lặp đi lặp lại nhiều lần một cách nhàm chán.
Mô phỏng tự động của 1 robot RPA thông qua việc tải báo cáo trên trang quản lý báo cáo, xử lý và gửi mail cảnh báo tới nhóm người nhất định:
- Robot mở trình duyệt và truy cập vào trang báo cáo
- Robot đăng nhập và chọn các điều kiện lọc báo cáo
- Robot tải báo cáo và lưu báo cáo vào máy
- Robot xử lý báo cáo với dữ liệu phân theo tỉnh
- Robot gửi mail tới từng người, tương ứng với dữ liệu của tỉnh mà người đó phụ trách. Mail được lưu trong một file dữ liệu cấu hình nhất định.
Trong thực tế, xử lý việc gửi mail cho từng người với dữ liệu của tỉnh tương ứng là rất tốn thời gian, thực tế có thể mất tới 2 – 3h. Người dùng trước khi sử dụng RPA, phải gửi 1 file dữ liệu của tất cả các tỉnh cho nhóm người. Xuất phát từ nhu cầu muốn cảnh báo một cách độc lập, dữ liệu của tỉnh nào sẽ được gửi tới nhóm người phụ trách của tỉnh đó, RPA được phát triển. Thời gian thao tác được rút ngắn xuống chỉ còn khoảng 25 phút cho nghiệp vụ gửi mail với dữ liệu email cần gửi tương ứng khoảng 250 email người dùng.
4. Sự khác biệt giữa RPA và tự động hóa công việc truyền thống
RPA và tự động hóa công việc truyền thống đều có mục đích là biến các công việc thủ công giống nhau hàng ngày thành một chương trình tự động. Điểm khác biệt giữa hai khái niệm này nằm ở với RPA thực hiện ở phần giao diện người dùng hay nói cách khác là tương tác với là front-end. Còn với tự động hóa công việc truyền thống thì bạn cần tích hợp hay can thiệp vào phần cơ sở dữ liệu và hạ tầng của chương trình máy tính, có nghĩa là thực hiện ở dưới back-end.
5. Sự khác biệt giữa RPA và AI
AI - Artificial Intelligence hay Trí thông minh nhân tạo là tập hợp các công nghệ được xây dựng nên để mô phỏng trí tuệ của con người để làm công việc nào đó. Có thể hiểu là máy móc học theo các luật được đưa ra từ trước để đưa ra kết quả hành động có tính chính xác cao. AI có khả năng học hỏi và ngày càng thông minh hơn trong khi RPA chỉ thực hiện các công việc cụ thể theo một quy tắc từ trước. Nói cách khác, RPA chỉ lặp lại các hành động của con người còn AI mô phỏng và phát triển trí tuệ của con người.
6. Các loại RPA
- Attended robot - robot có giám sát: robot khi hoạt động cần có sự giám sát của con người. Loại robot này trong quá trình vận hành vẫn cần người điều khiển.
- Unattended robot - robot không có giám sát: Loại robot này có thể hoạt động không cần sự giám sát của con người, chỉ cần thiết lập trước thời gian chạy.
- Hybrid robot - robot linh hoạt: Là sự kết hợp giữa hai loại trên, loại robot này có ưu điểm của cả attended và unattended robot. Tuy nhiên, trong thực tế thì hybrid robot rất khó tích hợp vào quy trình chuẩn của doanh nghiệp.
Xem thêm [Vòng đời phát triển RPA - Các bước chuyển đổi số của doanh nghiệp]
#nhamaythongminh #doanhnghiepchuyendoiso #chuyendoisovietnam #quytrinhchuyendoiso #AI #RPA #phanmemquanlydoanhnghiep #mes