Cắt giảm chi phí hàng tốn kho giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất..
Dư thừa hàng tồn kho ngoài ý muốn có thể là dấu hiệu của các vấn đề đang tồn tại trong doanh nghiệp như: dự báo kém hiệu quả, bán hàng thấp, mua quá nhiều hàng hóa không cần thiết….
Hơn một năm qua với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ và những thay đổi kinh tế do Covid-19 gây ra, rất nhiều doanh nghiệp sản xuất đã và đang tiến hành quá trình “tinh gọn” quy trình sản xuất. Một trong những việc mà các nhà quản lý thực hiện đó là giảm lượng hàng tồn kho được lưu trữ tại một thời điểm nhất định.
1. Ý nghĩa của việc giảm hàng tồn kho đối với doanh nghiệp
Việc doanh nghiệp lưu trữ hàng tồn kho nhằm mục đích duy trì hoạt động diễn ra liên tục, không vì thiếu hụt nguyên vật liệu mà làm gián đoạn quá trình sản xuất hay thiếu hàng cung cấp cho thị trường. Tuy nhiên, hàng tồn kho quá mức cần thiết cũng gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp.
Thực chất những hàng hóa trong kho chính là lượng tiền mặt mà lẽ ra được đầu tư vào nơi khác. Bên cạnh đó, thời gian có thể sẽ khiến chúng hư hỏng, nguy cơ hết hạn hoặc không thể bán được nữa vì một lý do nào đó.
Dư thừa tồn kho cũng là một trong những dấu hiệu phản ánh những “lỗ hổng” trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp như: dự báo kém, bán hàng thấp, mua quá nhiều hàng hóa không cần thiết,…
Đối với doanh nghiệp sản xuất nói chung, sau khi lượng hàng tồn kho được kiểm soát ở một mức đủ để duy trì sản xuất sẽ mang lại nhiều lợi ích như:
-
Giảm giá:
Mọi mặt hàng trong kho đều thể hiện số vốn mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Và số vốn này không chỉ bao gồm chi phí mua ban đầu mà còn cả chi phí nhân sự, tiện ích và bất kỳ chi phí nào khác trong quy trình vận hành. Vì vậy giảm hàng tồn kho nghĩa là đang cắt giảm tất cả những chi phí đó
-
Tránh lãng phí:
Hàng tồn kho mang nhiều rủi ro: hư hỏng, hết hạn sử dụng, ẩm ướt, nấm mốc, ăn mòn;…khi giới hạn được lượng hàng có trong kho đồng nghĩa là giới hạn số lượng hàng hóa có thể không bán được, giúp doanh nghiệp tránh những tổn thất không đáng có.
-
Dòng tiền nhiều hơn:
Tồn kho ít hơn thì doanh nghiệp có thêm một nguồn vốn để đầu tư vào những việc khác, chẳng hạn như nâng cấp cơ sở vật chất; xây dựng phần mềm quản lý; cải thiện trải nghiệm nhân viên;…
-
Linh hoạt thích ứng với thị trường:
Giảm lượng hàng tồn kho để tăng lượng tiền mặt cho doanh nghiệp. Nhờ đó doanh nghiệp có thể thử nghiệm ý tưởng mới; thực hiện các chiến lược kinh doanh, Marketing mới phù hợp với nhu cầu luôn thay đổi của thị trường
2. 5 Phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho
Hình 1. Quản lý hàng tốn kho
1. Dự báo nhu cầu chính xác
Dự báo nhu cầu chính xác là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Dưới đây là một số cách để dự đoán nhu cầu chính xác:
1.1 Sử dụng các công cụ dự báo nhu cầu:
Có nhiều công cụ dự báo nhu cầu có sẵn trên thị trường, bao gồm:
- Mô hình thống kê: Các mô hình này sử dụng dữ liệu lịch sử về nhu cầu để dự đoán nhu cầu trong tương lai.
- Học máy: Các mô hình này sử dụng các thuật toán học máy để dự đoán nhu cầu dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm dữ liệu lịch sử, dữ liệu thị trường và dữ liệu kinh tế.
- Trí tuệ nhân tạo: Các mô hình AI có thể dự đoán nhu cầu một cách chính xác hơn bằng cách sử dụng các thuật toán học máy tiên tiến và dữ liệu đa chiều.
1.2. Cập nhật dữ liệu dự báo thường xuyên:
Dữ liệu dự báo cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh các thay đổi trong thị trường và xu hướng tiêu dùng. Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến nhu cầu thị trường bao gồm:
- Mùa vụ: Nhu cầu đối với một số sản phẩm có thể thay đổi theo mùa.
- Xu hướng thị trường: Các xu hướng thị trường mới có thể ảnh hưởng đến nhu cầu đối với sản phẩm của bạn.
- Sự cạnh tranh: Sự thay đổi trong hoạt động của đối thủ cạnh tranh có thể ảnh hưởng đến nhu cầu đối với sản phẩm của bạn.
- Các yếu tố kinh tế: Các yếu tố kinh tế như suy thoái hoặc tăng trưởng kinh tế có thể ảnh hưởng đến nhu cầu đối với sản phẩm của bạn.
Hình 2. Cập nhật dữ liệu thị trường thường xuyên
2. Quản lý mức tồn kho tối thiểu
Quản lý mức tồn kho tối thiểu là một chiến lược quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp. Dưới đây là một số bước để quản lý mức tồn kho tối thiểu hiệu quả:
2.1 Xác định mức tồn kho tối thiểu
Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa ít nhất mà doanh nghiệp cần có trong kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh tình trạng hết hàng. Để xác định mức tồn kho tối thiểu, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:
- Nhu cầu thị trường: Doanh nghiệp cần dự đoán nhu cầu thị trường cho sản phẩm của mình để xác định số lượng hàng hóa cần thiết để đáp ứng nhu cầu này.
- Thời gian giao hàng: Doanh nghiệp cần tính đến thời gian giao hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được giao kịp thời khi cần thiết.
- Mức độ rủi ro: Doanh nghiệp cần cân nhắc mức độ rủi ro liên quan đến việc hết hàng. Ví dụ, nếu sản phẩm của doanh nghiệp là sản phẩm thiết yếu, doanh nghiệp có thể cần duy trì mức tồn kho cao hơn để giảm thiểu rủi ro hết hàng.
2.2 Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng
Hệ thống quản lý kho hàng có thể giúp doanh nghiệp theo dõi mức tồn kho hiệu quả và đặt hàng khi cần thiết. Hệ thống này có thể cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin sau:
- Số lượng hàng hóa còn trong kho: Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để xác định khi nào cần đặt hàng thêm.
- Tốc độ bán hàng: Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để dự đoán nhu cầu thị trường trong tương lai.
- Giá trị hàng tồn kho: Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn.
3. Tối ưu hóa quy trình nhập hàng
Tối ưu hóa quy trình nhập hàng là một cách hiệu quả để giảm chi phí, tăng hiệu quả và cải thiện lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách để tối ưu hóa quy trình nhập hàng:
3.1 Hợp tác với nhà cung cấp để giảm thời gian giao hàng
- Lựa chọn nhà cung cấp có thời gian giao hàng ngắn: Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có khả năng giao hàng nhanh chóng để đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được giao kịp thời khi cần thiết.
- Thương lượng về thời gian giao hàng: Doanh nghiệp có thể thương lượng với nhà cung cấp để giảm thời gian giao hàng. Ví dụ, doanh nghiệp có thể đề nghị trả phí cao hơn để được giao hàng nhanh hơn.
- Hợp tác với các nhà cung cấp địa phương: Doanh nghiệp có thể hợp tác với các nhà cung cấp địa phương để giảm thời gian vận chuyển.
3.2 Đặt hàng với số lượng phù hợp để tránh tồn kho quá nhiều
- Dự báo nhu cầu chính xác: Doanh nghiệp cần dự đoán nhu cầu thị trường cho sản phẩm của mình để xác định số lượng hàng hóa cần đặt hàng.
- Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng: Hệ thống quản lý kho hàng có thể giúp doanh nghiệp theo dõi mức tồn kho và đặt hàng khi cần thiết.
- Thiết lập mức tồn kho tối thiểu: Doanh nghiệp cần thiết lập mức tồn kho tối thiểu để tránh tình trạng hết hàng và tồn kho quá nhiều.
Bằng cách loại bỏ các đơn đặt hàng giấy, các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí. Và với một hệ thống MRP, doanh nghiệp có thể cài đặt mức hàng tồn kho tối thiểu và hệ thống sẽ tự động báo hiệu lượng hàng dự trữ đang ít hơn hay nhiều hơn mức tồn kho tối thiểu đó.
Khi triển khai một hệ thống tự động nhận biết khi nào kho cần bổ sung và xác định những thay đổi trong xu hướng sản xuất, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể nguy cơ tồn kho dư thừa và lỗi thời.
Hình 3: Lịch sử phân tích MRP
4. Thúc đẩy bán hàng hiệu quả
Thúc đẩy bán hàng là một hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và lợi nhuận. Dưới đây là một số cách hiệu quả để thúc đẩy bán hàng:
4.1 Chạy các chương trình khuyến mãi và giảm giá
- Khuyến mãi giảm giá: Đây là một cách phổ biến để thu hút khách hàng mua sản phẩm. Doanh nghiệp có thể giảm giá trực tiếp trên sản phẩm hoặc tặng kèm quà tặng.
- Mua 1 tặng 1: Đây là một chương trình khuyến mãi hấp dẫn có thể thu hút khách hàng mua nhiều sản phẩm hơn.
- Miễn phí vận chuyển: Miễn phí vận chuyển là một chương trình khuyến mãi có thể giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng mua hàng trực tuyến.
4.2 Tăng cường quảng bá sản phẩm
- Quảng cáo trực tuyến: Doanh nghiệp có thể quảng cáo sản phẩm trên các kênh trực tuyến như Google, Facebook, Instagram, Youtube, v.v.
- Quảng cáo truyền thống: Doanh nghiệp có thể quảng cáo sản phẩm trên các kênh truyền thống như TV, báo chí, radio, v.v.
- Marketing nội dung: Doanh nghiệp có thể tạo và chia sẻ nội dung hữu ích để thu hút khách hàng tiềm năng và quảng bá sản phẩm.
5. Sử dụng phần mềm quản lý kho
Sử dụng phần mềm để quản lý kho giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời, chính xác số lượng hàng tồn trong kho, hàng đã hoặc sắp hết hạn sử dụng, hàng lỗi, hàng bị khách hàng trả lại,… Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra được phương án xử lý kịp thời (mua thêm hàng, nhanh chóng thanh lý hàng sắp hết hạn, hàng tồn đọng từ mùa trước,…).
Phần mềm chỉ có thể thay đổi bởi người có đủ quyền quyết định trong công tác quản lý kho cho nên sẽ hạn chế việc xảy ra sai sót hơn. Tốc độ và độ chính xác được nâng cao, nhờ vậy cắt giảm được đáng kể thời gian và chi phí xử lý yêu cầu giao hàng cho khách đúng quy định.
Phần mềm quản lý kho hàng f-CIM WMS là một công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quản lý và vận hành kho hàng. Nó tự động hóa nhiều tác vụ, cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy, và giúp tăng cường tính hiệu quả và cạnh tranh cho doanh nghiệp.
-
Cập nhật số liệu hàng tồn kho real time
Các phần mềm giờ đây đã được thiết lập các báo cáo theo thời gian thực. Phần mềm quản lý kho f-CIM WMS cũng không ngoại lệ. Dù bạn đang ở bất kỳ nơi đâu, bạn chỉ cần một vài thao tác trên hệ thống là đã có số liệu chính xác nhất. Nhân viên kinh doanh đi thị trường cũng dõi được hàng tồn kho để chủ động khi bán hàng.
-
Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính, lô, date, hạn sử dụng
Ngoài những chức năng trên, phần mềm quản lý kho của f-CIM còn giúp quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính, lô, date, hạn sử dụng. Việc quản lý hàng hóa linh hoạt sẽ góp phần giúp cho việc vận hành đơn giản hơn. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất kính, bao bì sẽ cần quản lý nguyên vật liệu theo nhiều đơn vị tính và kích thước khác nhau. Doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm cần quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng, theo lô, để duy trì nguồn hàng mới, tránh việc hạn cận date, hết hạn.
-
Quản lý nhiều kho, hoạt động luân chuyển hàng hóa giữa các kho
Phần mềm của f-CIM còn cho phép quản lý được nhiều kho mà không phải trả thêm chi phí. Nhờ đó, bạn theo dõi lượng hàng tồn kho của từng cửa hàng/nhà kho. Ví dụ, kho A của bạn đang có sản phẩm M tồn kho 1000 chiếc. Trong khi tại kho B sản phẩm này chỉ tồn 100 chiếc. Khách hàng tại khu vực B muốn đặt 200 sản phẩm M. Khi đó, bạn có thể linh hoạt xuất kho hàng hóa sản phẩm M tại kho A thay vì kho B. Nhờ vậy, lượng hàng hóa được cân bằng giữa các kho.
-
Quản lý tồn kho bằng mã vạch, QR code
Với phần mềm quản lý kho của f-CIM bạn chỉ cần quét mã vạch hoặc mã QR là đã có đầy đủ thông tin. ĐIều này giúp bạn truy xuất thông tin sản phẩm nhanh chóng. Việc xuất, nhập kho được thực hiện nhanh hơn. Nhân viên kiểm soát tốt hàng hóa tồn kho và tiết kiệm thời gian. Hàng tồn kho là một trong những nguyên nhân dẫn đến doanh nghiệp không xoay vòng vốn kịp thời để duy trì hoạt động kinh doanh. Vì vế, nhiều doanh nghiệp đã chọn áp dụng phần mềm quản lý kho hàng giúp hạn chế tình trạng dư thừa và tồn kho quá mức.
Hình 4: Quản lý kho hàng
Phần mềm quản lý kho f-CIM WMS cũng là một giải pháp được nhiều khách hàng tin tưởng triển khai.
Để biết thêm chi tiết và được tư vấn vui lòng liên hệ tại đây hoặc hotline: 099 682 8111
Xem thêm f-CIM WMS - Hệ thống quản lý toàn bộ kho hàng
#chuyendoiso #erp #mes #erp #it_ erp #erpmes #mes erp #nhamaythongminh #giaiphaochuyendoiso #giaiphapcongnghe #tuvantrienkhaierp #congngheso #chuyendoisotrongdoanhnghiep #nhamaythongminh #doanhnghiepchuyendoiso #chuyendoisovietnam #quytrinhchuyendoiso #AI #RPA #phanmemquanlydoanhnghiep #mes #chuyedoisotrongsanxuat #giaiphapchuyendoisochodoanhnghiep #ungdungerp #chuyendoisonhamaysanxuat #chuyendoisohiennay